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préparation voyage d'affaire

Liège, capitale économique de la Wallonie, est depuis longue date un important centre industriel, économique et culturel. Les motifs pour s’y rendre à titre professionnel ne manquent pas. Un déplacement professionnel à l’étranger doit toutefois être bien préparé. Une feuille de route et une check-list sont indispensables. Le salarié se doit d’anticiper et de prendre toutes dispositions pour préparer son déplacement dans les meilleures conditions.

Les modalités de déplacement

Le salarié a tout intérêt à se faire préciser finement sous quel régime sera placé son voyage du point de vue de l’entreprise et de ses procédures. Le mode de décompte du temps de travail en début et fin de mission en fonction des horaires de transports mérite une attention particulière et gagnerait à être consigné sur l’ordre de mission afin d’éviter les déconvenues. Un départ en fin de journée ou tôt le lendemain modifie en effet très sensiblement l’ordonnancement du déplacement. Il faut par ailleurs au préalable déterminer la prise en charge de l’entreprise des dépenses engendrées par la mission.

Penser aux contraintes

Une fois toutes les réservations requises faites, il ne faut pas se contenter du carnet de route diligemment préparé par le service logistique de l’entreprise, mais faire très attention aux délais de déplacement. Les encombrements de trafic sont à même de fausser les évaluations les plus sérieuses, ainsi il faut bien réfléchir à l’emplacement de son hôtel de luxe à Liège. L’aéroport de Liège-Bierset (EBLG) est par exemple situé à proximité d’un nœud autoroutier Européen à sept branches, ce qui peut s’avérer handicapant à certaines heures. Le recours bien pensé aux transports publics qui rayonnent à partir de la gare TGV des Guillemins permettrait de rejoindre sans trop de lenteur les diverses destinations. Ce qui d’ailleurs joindrait l’utile à l’agréable en permettant d’admirer l’incomparable architecture de Liège.

Le côté administratif

Il est toujours conseillé, avant une mission à l’étranger, de faire la liste de tous les documents utiles et de les collationner, notamment en vérifiant la date de validité du passeport ou d’autres documents importants. Bien entendu, une carte d’identité suffit à un ressortissant de l’Union Européenne pour se rendre à Liège. Il en est de même pour le permis de conduire. Il est toutefois prudent de faire des copies certifiées de ses papiers et de les stocker sur le Cloud pour pallier à toute perte ou vol. Pensez également à vérifier les conditions d’utilisation des cartes bancaires, personnelles ou éventuellement de l’entreprise, ou du téléphone portable dans le pays de destination.

Faire sa valise

Élément crucial, mais trop souvent minimisé, la préparation de la valise doit commencer plusieurs jours avant le départ. La documentation professionnelle objet du déplacement (flyers, booklets, cartes de visite) doit figurer en première place aux côtés des tenues vestimentaires appropriées et en nombre suffisant. Vérifier de même la disponibilité des chargeurs de téléphone avec adaptateur universel pour prises électriques, celle des clés USB cryptées avec les supports business importants, de l’ordinateur portable, si possible durcit. Enfin, si le déplacement ne se fait pas en véhicule particulier, il faut s’assurer que le poids des bagages reste en dessous du maximum autorisé par la compagnie de transport.

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